So nutzen unsere Kunden ControlSeries

ControlSeries bietet unbegrenzte Möglichkeiten – sehen Sie hier einige Nutzungsbeispiele unserer Kunden:

„Aktuell nutzen wir die ControlSeries zur Bearbeitung von Onlineformularen, welche aus dem rlpdirekt-Portal an uns übermittelt werden. Formulare werden heute direkt in der ControlSeries bearbeitet und dokumentiert.

Außerdem werden automatisiert die Mail aus dem besonderen Behördenpostfach abgerufen und ebenfalls in das Ticketsystem eingespielt.“

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Die Verbandsgemeindeverwaltung Vordereifel besteht aktuell aus ca. 70 Mitarbeitern und nutzt die ControlSeries 5 seit Beginn des Jahres 2020.

 

Das Ziel

Ende 2019 wandte sich die Verbandsgemeindeverwaltung gemeinsam mit verschiedenen anderen lokalen Vebandsgemeinde- und Stadtverwaltungen an S&L, um dem Digitalisierungsauftrag des Bundes umzusetzen und interne Abläufe sowie Bürger-Prozesse zu digitalisieren.

Aufgrund einer schon mehrjährigen erfolgreichen Zusammenarbeit bei vorherigen Arbeitgebern, kannten die IT-Mitarbeiter die ControlSeries bereits und wusste, dass wir darin unsere Prozesse optimal abbilden können und auch S&L das nötige Know-How für die Optimierung der Prozesse mitbringt.

 

Der Einsatzzweck

Aktuell nutzen wir die ControlSeries zur Bearbeitung von Onlineformularen, welche aus dem rlpdirekt-Portal an uns übermittelt werden. Formulare wie die An- und Abmeldung von Hundesteuer, Anträge auf Lernmittelfreiheit und viele weitere Formulare werden heute direkt in der ControlSeries bearbeitet und dokumentiert.

Außerdem werden automatisiert die Mail aus dem besonderen Behördenpostfach abgerufen und ebenfalls in das Ticketsystem eingespielt. Weiterhin nutzen wir die ControlSeries auch um interne Prozesse zu strukturieren, digitalisieren und dokumentieren. Die ersten volldigitalen Prozesse sind kurz vor der Veröffentlichung. Auch in Zukunft soll die ControlSeries in weitere Prozesse eingebunden werden.

S&L und die Verbandsgemeinden sind weiterhin im Austausch mit dem rlp-Direkt-Anbieter, um weitere gemeinsame Schnittstellen zu definieren und die Prozesse so weiter zu optimieren.

 

„Schnell haben wir die Vorteile des Systems zu nutzen erkannt und erste Unternehmensinterne Prozesse mittels dem ControlSeries Workflow Management integriert.

Für die Zukunft haben wir noch weitere Ausbaumöglichkeiten geplant. Bspw. wird derzeit das Asset System um interne Informationen für externe Dienstleister erweitert.“

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Die Dernbacher Gruppe fasst in ihrer Holding mehr als 20 Gesellschaften und Beteiligungen zusammen. Die Kernkompetenzen bündeln sich in den Tochtergesellschaften Katharina Kasper ViaSalus GmbH und die Katharina Kasper ViaNobis GmbH. Mit rund 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind wir in den Bereichen Medizin, Pflege kranker und hilfsbedürftiger Menschen, Betreuung von Menschen mit psychischer oder geistiger Behinderung sowie Betreuung von Jugendlichen und Kindern tätig. Unsere Häuser in Hessen, Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen.
 

Das Ziel

Wir, die Abteilung IT, sind für alle digitalen Abläufe der Einrichtungen der Dernbacher Gruppe Katharina Kasper zuständig. Als trägerweiter Dienstleister unterstützen wir die Digitalisierung aller Prozesse und Bereiche durch innovative Lösungen. Unser Ziel ist eine maximale Prozess- und Servicequalität bei gleichzeitig größtmöglicher Performance und Sicherheit. Unser Aufgabenspektrum reicht von der Planung von Systemarchitekturen bis hin zur Anwenderbetreuung und ist darum ebenso komplex wie abwechslungsreich.

 

Der Einsatz der ControlSeries

Im September 2019 haben wir die ControlSeries als reinen IT-Helpdesk eingeführt. Somit konnten wir Standortübergreifend alle IT-Anfragen bündeln und kontrolliert in den jeweiligen Fachbereichen bearbeiten.
Schnell haben wir die Vorteile des Systems zu nutzen erkannt und erste Unternehmensinterne Prozesse mittels dem ControlSeries Workflow Management integriert. Neben IT-internen Prozessen sind auch weitere Prozesse, wie der Eintritt eines neuen Mitarbeiters, Abteilungsübergreifend integriert.
Nachdem die ControlSeries im Bereich IT vollständig integriert war, haben wir die Nutzung auf weitere Abteilungen, wie bspw. dem Facility Management, erweitert.

Die Zukunft

Für die Zukunft haben wir noch weitere Ausbaumöglichkeiten geplant. Bspw. wird derzeit das Asset System um interne Informationen für externe Dienstleister erweitert. Diese werden später mittels automatisierter Ticketanbindung in den jeweiligen Tickets als Informationen mitgegeben, so dass die Bearbeitung der entsprechenden Tickets einfacher und geordneter erfolgt.

Tobias Lauterborn,
Abteilungsleiter IT

 

„Angefangen haben wir mit der Implementierung des Prozesses „Neuwagenverkauf“. So einfach es sich anhört, sind hier doch viele ineinandergreifende Schritte abzuarbeiten, ohne Wartezeiten für unsere Kunden entstehen zu lassen.

Straffe Abläufe sind nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern garantieren auch die Zufriedenheit unserer Kunden.“

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Mit derzeit 34 Autohäusern der Marken Volkswagen, VW Nutzfahrzeuge, Audi, Porsche, ŠKODA, SEAT und CUPRA an 14 Standorten in Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen und Hessen sind wir eine der größten Automobil-Handelsgruppen in Deutschland. Seit über einem Jahrzehnt nutzen wir inzwischen schon das Ticket- und Workflowsystem ControlSeries von S&L.
 

Das Ziel

Unsere Motivation war, wiederkehrende Prozesse in den Betrieben technisch sinnvoll zu begleiten und die Ergebnisse messbar zu machen.
Angefangen haben wir mit der Implementierung des Prozesses „Neuwagenverkauf“. So einfach es sich anhört, sind hier doch viele ineinandergreifende Schritte abzuarbeiten, ohne Wartezeiten für unsere Kunden entstehen zu lassen.

Straffe Abläufe sind nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern garantieren auch die Zufriedenheit unserer Kunden. Der nächste Schritt lag auf der Hand: Rücknahme von Leasingfahrzeugen.

Auch hier muss ein Zahnrad ins nächste greifen: Terminabstimmung mit Kunden und Gutachter, Abwicklung der Verträge, Abmeldung und nicht zuletzt die Vermarktung des Gebrauchtwagens. Mit stetig steigendem Onlinehandel und einer Vielzahl an Fahrzeugportalen entstand auch hier schnell der Bedarf, die Anfragen automatisiert an die einzelnen Verkaufsteams unserer Standorte zu routen.
 

Die Vorteile

Alle Online-Anfragen laufen in der ControlSeries zusammen und werden anhand der Fahrzeugnummer dem jeweils passenden Standort weitergeleitet. Hierzu greift die ControlSeries auf unseren Fahrzeugbestand zu und ermittelt die notwendigen Daten.

Durch das integrierte Eskalationsmanagement ist gewährleistet, dass die Anfrage schnellstmöglich bearbeitet wird. Sollte der Zielbetrieb ausgelastet sein, wird die Anfrage in kurzer Zeit an andere Teams weitergeleitet. Nicht zuletzt setzen wir die S&L ControlSeries auch im Bereich unserer Kundenkommunikation ein. Auch hier ist die integrierte Mailschnittstelle ein einfaches aber funktionsreiches Hilfsmittel, den Überblick zu behalten und die Kommunikation zu dokumentieren.

Andreas Müller
Leiter Vertrieb Neuwagen

 

„Seit bereits 12 Jahren setzen wir auf die S&L-ControlSeries. Zunächst als EDV-Helpdesk eingeführt, wird sie mittlerweile auch als internes Aufgabenverwaltungs- und Kommunikationstool unternehmensweit eingesetzt.

Neben der Software an sich zählen für uns auch der persönliche Kontakt sowie die gute Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen.“

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Seit 4 Generationen und mehr als 120 Jahren bieten wir unseren Kunden begeisternde Fahrzeuge und hervorragende Dienstleistungen rund um das Automobil.

Die Faszination für das Automobil, der Spaß am Handwerk, aber vor allem die Freude daran Kundenwünsche zu erfüllen und qualitativ erstklassige Arbeit zu leisten Das ist die Formel, die uns täglich an unseren 9 Standortorten in Hessen und Thüringen motiviert.
 

Der Einsatz

Seit bereits 12 Jahren setzen wir auf die S&L-ControlSeries. Zunächst als EDV-Helpdesk eingeführt, wird sie mittlerweile auch als internes Aufgabenverwaltung und Kommunikationstool Unternehmensweit eingesetzt. Über das Marketing hinaus wurde es für die Hausmeisterdienste, das Personalmanagement, Investitionspläne, etc. eingesetzt.

Damals begonnen mit der Version 3 wurde die ControlSeries durchgehend genutzt, so dass nach der CS 4, seit 2020 die aktuelle Version CS 5 eingesetzt wird.

Dies mittlerweile an allen Standorten der SCHADE GmbH inkl. der beiden Mandanten.

 

Automatisierung

Angebunden an Postfächer unseres Mailservers, werden über 60% der Tickets automatisiert via E-Mail erstellt und anschließend in der ControlSeries weiterbearbeitet und zu den gewünschten Teams geroutet. Die Anzahl der Tickets hat sich dadurch in den letzten Jahren noch einmal deutlich erhöht.

Neben der Software an sich zählen für uns auch der persönliche Kontakt sowie die gute Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen. Auch in anderen Themen, wie zum Beispiel im Bereich Sharepoint arbeiten wir seit längerer Zeit mit der S&L Firmengruppe zusammen.

Heiko Mönch,
IT-Leiter

 

„Neben den täglichen Verbraucheranfragen werden auch gemeldete Reklamationen im System dokumentiert, nach den einzelnen Marken, Produkten und Gebinden kategorisiert und zur Bearbeitung an einen bereits im Unternehmen vorhandenen SAP-Prozess übergeben.

Das System ermöglicht uns zudem die datenschutzkonforme Dokumentation aller Anfragen und der damit verbundenen unternehmensinternen wie externen Kommunikation.“

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Seit mehr als 15 Jahren setzt die Bitburger Braugruppe auf die S&L ControlSeries.

Ursprünglich als reiner IT-Helpdesk eingeführt, hat sich das System in vielen Unternehmensteilen etabliert und bildet weit über einhundert verschiedene Prozesse ab.

Im Jahr 2017 wurde die ControlSeries dann auch für den Bereich Verbraucherservice als eigenständige Instanz integriert. In 6 zuständigen Teams nutzen die Bearbeiterinnen und Bearbeiter der jeweiligen Standorte der Bitburger Braugruppe die ControlSeries zur Kommunikation mit den Endverbrauchern. Alle Verbraucheranfragen, die via Telefon, E-Mail, Onlineformular und anderen Kanälen an uns herangetragen werden, werden im System erfasst und einheitlich kategorisiert.

Neben den täglichen Verbraucheranfragen werden auch gemeldete Reklamationen im System dokumentiert, nach den einzelnen Marken, Produkten und Gebinden kategorisiert und zur Bearbeitung an einen bereits im Unternehmen vorhandenen SAP-Prozess übergeben.
In Kombination mit der Kategorisierung und der automatisierten Formularermittlung werden die Anfragen themengerecht zugeordnet und bearbeitet. Mit ControlSeries konnten wir unsere Antwortzeit so erheblich reduzieren. Das System ermöglicht uns zudem die datenschutzkonforme Dokumentation aller Anfragen und der damit verbundenen unternehmensinternen wie externen Kommunikation. Darüber hinaus können wir die eingegangenen Anfragen gezielt auswerten und Trends oder Häufungen frühzeitig erkennen.

Christina Schommer,
Leiterin Kommunikation Endverbraucher